چکیده:
این نوشتار به طور کلی یک طرح و برنامه مدیریت اولیه بحران را ارائه میکند،برای اینکه این برنامه با وضعیت مورد نظر شما هماهنگی پیدا کند،کافی است تا برخی موارد را اصلاح کنید و اطلاعات سازمان خود را به این برنامه اضافه کنید. این برنامه به دنبال آن نیست تا به تمامی پرسشهای شما پاسخ دهد یا همه خواستههایتان را برآورده کند بلکه وقتی در بحران گرفتاری شوید و نیاز به کمک داشته باشید تنها یک پیش طرح در اختیار شما قراری دهد. هر بحران وضعیتی است که موجودیت و اعتبار شرکت را مورد تهدید قرار میدهد و اغلب توجه بیش از حد و نامناسب رسانهها سبب ساز آن است. این موقعیت میتواند ناشی از چالش حقوقی،سرقت،حادثه، آتشسوزی،سیل و تخریب یا فعالیتهای افراد باشد که می تواند برای شرکت شما نیز پیش آید.وضعیت بحرانی همچنین میتواند ناشی از موقعیتی باشد که پیش روی افکار عمومی یا رسانهها قرار داده شده و شرکت شما نتوانسته به آنها پاسخ مناسب و درخور ارائه کند. این تعریفها گرچه ممکن است همه معنای بحران را در برنگیرد اما به شکلی تدوین شده تا برای انواع وضعیتها و موقعیتهایی که به آن نیاز پیدا میکنید ایده در اختیار شما بگذارد.اگر برنامه مدیریت بحران را به درستی اجرا کنید ضرر و زیانها به حداقل کاهش مییابد.لازم به یادآوری است آنچه در یک بحران ضرروی به نظر میرسد گفتن صادقانه همه آن چیزی است که وجود دارد.هم به سرعت بگویید(زمان را از دست ندهید)و هم حقیقت را بگویید. اگر این کار را انجام دهید در واقع همه کار کردهاید و آنگاه میتوانید زیانها را به کمترین حد برسانید. در چنین موقعیتیهایی نهنگامی که احتمال بحران میرود اولین اقدام شما تماس گرفتن با مدیر ارشد اجرایی شرکت و مدیر بخش روابط عمومیتان است.چنانچه هرچه سریعتر این دو بخش را وارد ماجرا کنید به همان نسبت نیز سریعتر میتوانید این برنامه را اجرا کنید.
خلاصه ماشینی:
"این برنامه به دنبال آن نیست تا به تمامی پرسشهای شما پاسخ دهد یا همه خواستههایتان را برآورده کند بلکه وقتی در بحران گرفتاری شوید و نیاز به کمک داشته باشید تنها یک پیش طرح در اختیار شما قراری دهد.
وضعیت بحرانی همچنین میتواند ناشی از موقعیتی باشد که پیش روی افکار عمومی یا رسانهها قرار داده شده و شرکت شما نتوانسته به آنها پاسخ مناسب و درخور ارائه کند.
به وکلای شرکت اجازه ندهید برای شما تصمیمگیری کنند،اگرچه این افراد نیت خوبی دارند اما ممکن است بحران را بدتر کنند.
وی باید همگام با بحران حرکت کند و قادر باشد برای شرکت در رسانه اعتبار ایجاد کند،به مخاطبان اعتماد به نفس بدهد،از طرز بیان مناسب برخوردار باشد،خوش سما و باجذبه،صمیمی،رک و فهیم باشد،در دسترس رسانهها و افراد ارتباطات داخل سازمان-که مصاحبههای رسانهای برای وی ترتیب میدهند-قرار داشته باشد و در شرایط پراضطراب آرامش نشان دهد.
در عین حال اگر آنها این کار را انجام دهند شما اعتماد به نفس خود را از دست خواهید داد و ممکن است تصور شود که شما به دنبال پنهان کردن برخی از زوایای ماجرا هستید.
هنگامی که اطلاعات بحران در سطح گستردهای پخش شود و یا توسط خبرنگاران انتشار یابد باید بیانیه یا اطلاعیه از پیش آماده شدهای را برای انتشار یک پاسخ کلی مقدماتی در رسانهها در اختیار داشته باشید.
در صورت امکان یک زمان مشخص را برای کنفرانس خبری یا اطلاعیه خبری بعدی اعلام کنید هرچند این کار ضروری نیست اعلام نشست خبری یا انتشار اطلاعیه به تنهایی گرهای از مشکل شما باز نمیکند اما ممکن است زمان کافی در اختیارتان قرار دهد."